При использовании личного автомобиля сотрудника для поездки в командировку можно установить компенсацию за использование личного имущества в производственных целях, а также возместить сотруднику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля на основании подтверждающих документов. Такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но для расчета налога на прибыль можно учесть только компенсацию и только в пределах норм. Поэтому организация должна сама решить, на каких правовых основаниях ей выгоднее использовать личный автомобиль сотрудника для поездки в командировку: либо аренда (тогда расходы в полном объеме можно учесть для налогообложения прибыли, но с суммы арендной платы нужно удержать НДФЛ, документы, подтверждающие расходы сотрудника на ГСМ и пр., вычесть нельзя), либо компенсация и возмещение расходов на поездку (для налога на прибыль компенсация учитывается в пределах нормы, а возмещение расходов – в полном объеме, для НДФЛ и страховых взносов – в пределах, установленных в организации). Вносить оговорки в положение о командировках не обязательно. Порядок выплаты и размер компенсации, а также возмещения эксплуатационных расходов можно установить приказом по организации.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле.
Проезд на личном автомобиле
При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.*
Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы
Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:
– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
– взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
Подробнее об этом см. Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ и связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).*
Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:
– выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);
– возместить расходы, связанные с таким использованием.*
Это установлено статьей 188 Трудового кодекса.
Личный автомобиль: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92* (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).
Главбух советует: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя
Да, можно.* При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.
Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя.* При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.
3. Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы
Основаниями для выплаты компенсации являются приказ руководителя организации (в нем оговорен порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация). Этих документов достаточно.
Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать от вас предъявить путевые листы на личные машины.* При этом они руководствуются письмами МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419 и Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63.
В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.
Статья 4.1.1 Компания использует автомобиль своего сотрудника.Книга «Зарплата — 2014»
12.05.2014 г.
С уважением,
Ирина Камышникова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Абрамовой Варварой
Ведущим экспертом БСС «Система Главбух».