Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.
В случае, если на новый сотрудник еще не найден, принять дела должен руководитель организации или другой уполномоченный на то сотрудник.
Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит в частности из следующих этапов:
- издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
- проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
- ознакомление с внутренними документами компании;
- непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
- проверка состояния учета и отчетности;
- оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.
Для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха необходимо составить акт приемки-передачи дел составляется. Такой акт должен содержать следующие данные:
В акте указываются следующие данные:
- ФИО лиц, сдающих и принимающих дела;
- дата передачи дел;
- реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;
- опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества;
- серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
- ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
- список отсутствующих документов;
- пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.
Образец такого акта и подробный порядок передачи дел приведены в полном ответе.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: Как передать дела при смене главного бухгалтера
Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. На практике обычно оформляют акт приема-передачи документов или специальную опись. При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как быстро передать дела при смене главбуха
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Универсальный алгоритм передачи дел новому главбуху
Подробный перечень передаваемых документов
Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.*
Все можно исправить с помощью локального нормативного акта, в котором процедуру передачи дел расписать пошагово. Статья 8 ТК РФ позволяет такие акты составлять.
Что важно прописать в локальном акте
Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации. Назвать его можно по-разному – Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера.
В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела.
КСТАТИ. Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).
Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит
Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятия-ми. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким:
– издание приказа о приемке-передаче дел;
– инвентаризация имущества и обязательств;
– проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;
– собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др. – см. таблицу) с составлением описи;
– составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.*
Акт приемки-передачи разграничит ответственность
Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.*
Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего
Тип документов |
Форма документов |
Учредительные и регистрационные документы |
Свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор, свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде занятости |
Организационная документация |
Учетная политика (бухгалтерская и налоговая), план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры (журналы, ордера), должностные инструкции работников бухгалтерии |
Регистры бухгалтерского учета |
Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам бухгалтерского учета |
Отчетные документы |
Декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является организация; все формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для данной организационно-правовой формы |
Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика |
Журналы учета полученных и выданных счетов фактур, книги покупок и продаж; Акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок |
Документы по учету результатов инвентаризации |
Инвентаризационные описи и акты, сличительные описи и акты |
Документы по учету денежных средств, в том числе: – кассовые документы; – по расчетному счету |
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка по расчетным счетам |
Документы по расчетам с подотчетными лицами |
Журнал учета авансовых отчетов |
Документы по учету труда и заработной платы |
Штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.), приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, трудовые договоры |
Документы по учету расчетов с контрагентами |
Договоры, акты сверок, журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг |
Документы по учету основных средств |
Инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание |
Документы по учету товарно-материальных ценностей |
Карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, товарные отчеты и акты, требования, заборные карты, книги складского учета |
Прочие первичные документы |
Первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений; журнал учета выданных доверенностей; журнал учета бланков строгой отчетности; журнал учета бухгалтерских справок; журнал учета путевых листов |
Что важно проверить в ходе инвентаризации
Порядок проведения обязательной инвентаризации определен приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 и должен быть закреплен в Положении об инвентаризации за подписью руководителя компании. Обязательное проведение инвентаризации предусмотрено только для ситуации, когда главный бухгалтер является материально ответственным лицом. Кроме того, сам процесс инвентаризации требует больших затрат времени. Поэтому для случаев, когда обязательное проведение инвентаризации законодательно не предусмотрено, возможно локальным актом утвердить ее выборочное проведение. Например, может быть предусмотрена инвентаризация денежных средств в кассе, инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, инвентаризация расчетов с бюджетом, с подотчетными лицами и выборочная инвентаризация основных средств.*
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 11, Март 2009
3. Статья: Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера
Что нужно учесть при приеме дел от уходящего главного бухгалтера
При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.
Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит в частности из следующих этапов:
- издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
- проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
- ознакомление с внутренними документами компании;
- непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
- проверка состояния учета и отчетности;
- оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.*
Итак, на дату, утвержденную приказом, должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры и представлена в налоговые органы отчетность, а первичная документация за этот период подшита в папки.* Причем это должна быть дата, определенная исходя из сроков представления бухгалтерской и налоговой отчетности. Так, если главный бухгалтер увольняется в феврале 2012 года, то в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за 2011 год, а новый главный бухгалтер несет ответственность за представление отчетности начиная с января 2012 года. О том, как проходит процедура смены главного бухгалтера, читайте во врезке ниже.
При приеме дел новым главным бухгалтером необходимо провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции главного бухгалтера. Также должна быть осуществлена передача печати организации, ключей от сейфа, если таковой имеется в отделе, и от системы «клиент-банк». Если на главного бухгалтера возложены обязанности кассира, то прежний бухгалтер обязан передать ему всю денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности и ключи от кассы.*
Новому главбуху важно выяснить, не числится ли за данной организацией задолженность по уплате налогов и страховых взносов. Это можно определить по остаткам на соответствующих счетах бухучета. Кроме того, следует уточнить, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами.
Целесообразно, если в данной передаче дел и проведении инвентаризации будут участвовать прежний и новый главные бухгалтеры, а также финансовый директор или руководитель компании. В некоторых случаях к проверке могут быть привлечены аудиторы, которые помогут в проведении независимой экспертизы состояния учета и отчетности.
Инвентаризация как составляющая процедуры передачи дел
Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Согласно этим указаниям проводить ее при смене главного бухгалтера не обязательно.
СПРАВКА
Как происходит смена главного бухгалтера
Отсутствие главного бухгалтера может отразиться не только на ведении бухгалтерского и налогового учета, но и на компании в целом, поскольку он решает многие административные вопросы и подписывает документы.
Безболезненно уволить главного бухгалтера получится, только если на его место найдена замена. Тогда оформить на работу нового бухгалтера можно временно на должность заместителя. Либо, наоборот, перевести на другую должность уходящего сотрудника. В этом случае их обязанности будут четко распределены до момента окончания передачи дел и увольнения главного бухгалтера. Как правило, после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, передающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно с этим оформляется право подписи банковских документов нового сотрудника.
В организации может сложиться ситуация, когда замену увольняющемуся главному бухгалтеру пока найти не удалось. В этом случае дела передаются непосредственно руководителю данной компании. Ведь именно он в соответствии с пунктом 1статьи 6 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации. Либо дела могут быть переданы назначенному руководителем ответственному лицу, например заместителю главного бухгалтера или финансовому директору*
Однако в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) инвентаризация в обязательном порядке проводится при смене материально ответственных лиц. Согласно статье 243 ТК РФ такая ответственность на главного бухгалтера может быть возложена трудовым договором или иным соглашением. В этом случае в обязательном порядке составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 в трех экземплярах и инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16 (обе формы утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).*
Кроме того, в данном случае можно провести необязательную выборочную или полную инвентаризацию имущества и обязательств в зависимости от возможностей организации. Также следует распечатать из бухгалтерской программы оборотно-сальдовую ведомость и другие карточки счетов бухучета на дату приемки дел, которые нужно заверить у бывшего главного бухгалтера и руководителя организации. Это позволит подтвердить «входящие» остатки по счетам на дату приемки дел.
Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета, а документы, составленные в ходе инвентаризации, приложить к акту приема-передачи дел.
Наличие каких документов нужно проверить
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ предусматривает хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия не менее пяти лет. Кроме того, сроки хранения конкретных видов документов приведены в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558 .?Так, годовую бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации необходимо хранить не менее 10 лет.
Начать проверку следует с изучения учредительных документов организации. В обществах с ограниченной ответственностью это устав и учредительный договор, а в акционерных обществах — устав. Также нужно тщательно изучить регистрационные свидетельства, устав организации и другие уставные документы для понимания структуры компании, наличия обособленных подразделений и иностранного капитала, если таковые имеются.
Помимо этого, следует проверить наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации. Если компания подлежит обязательному аудиту, то необходимо проанализировать аудиторские заключения и отчеты, обращая внимание на ошибки, выявленные проверяющими в ходе проведенных проверок.
Обязательно проверяется наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании. Анализ учетной политики необходим для понимания методов учета, которые в ней используются. Следует уточнить, какие именно первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике и как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.
Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:*
- утвержденного плана счетов организации;
- налоговых регистров;
- налоговой и бухгалтерской отчетности;
- оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;
- книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;
- отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;
- актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;
- бухгалтерских справок;
- актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;
- инвентаризационных описей;
- кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;
- договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;
- кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
- порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);
- должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;
- списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя на основании пункта 3 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.
Ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание при проверке состояния учета и отчетности
Чтобы обезопасить себя от налоговых санкций вследствие наличия ошибок, доставшихся от прежнего главного бухгалтера, новому главе бухгалтерии нужно проверить правильность ведения учета и формирования отчетности в организации за последний отчетный или налоговый периоды. Такую проверку нередко проводят с привлечением аудиторской компании (аудитора) либо собственными силами организации.
Проверка бухучета и бухгалтерской отчетности. Она предполагает анализ соблюдения всех требований, которые установлены в пункте 6 ПБУ 1/2008 (утв. приказом Минфина России от 06.10.08 № 106н). Так, принимая дела, главный бухгалтер проверяет:
- полноту отражения в бухучете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
- своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухучете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
- большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
- отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
- тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
- рациональное ведение бухучета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).
Бухгалтерскую отчетность проверяют на предмет ее соответствия показателям по счетам главной книги организации на отчетную дату. При этом главный бухгалтер может выборочно проверить также и правильность отражения операций на счетах бухучета.
Проверка правильности исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов. По причине большого объема информации в первую очередь следует уделить внимание отчетности, по которой налоговый период устанавливается как год. Дело в том, что отчетность по таким налогам и взносам новый главный бухгалтер будет составлять с использованием сведений тех периодов, когда работал прежний главбух. А ошибка, допущенная, например, в I квартале, повлечет за собой искажение налоговой базы при составлении отчетности за следующий отчетный период и весь год.
Так, прежде всего надо проанализировать, все ли расходы, признанные в базе по налогу на прибыль, документально подтверждены и экономически обоснованны в соответствии состатьей 252 НК РФ. Также нужно обратить внимание на правильность исчисления авансовых платежей, поскольку исходя из этих сумм будет рассчитываться размер налога на прибыль к уплате в бюджет в последующие отчетные периоды.
По налогу на имущество обязательно проверяется остаточная и среднегодовая стоимость всех основных средств для определения правильности исчисления налоговой базы.
В рамках проверки правильности исчисления НДС стоит уделить внимание налоговым вычетам. Важно проанализировать обоснованность их применения, в том числе на предмет наличия счетов-фактур и использования приобретенных товаров, работ и услуг для облагаемой деятельности. Также бухгалтеру нужно удостовериться в правомерности использования ставок НДС 10 и 0%. А если у организации есть как облагаемые, так и необлагаемые операции, то проверяется, велся ли раздельный учет.
Кроме того, необходимо удостовериться в том, исполняла ли организация обязанностиналогового агента по налогу на прибыль, НДС и НДФЛ.
При проверке отчетности новому главному бухгалтеру стоит обратить внимание на соблюдениесроков ее представления в налоговые органы и внебюджетные фонды. А при ревизии кассовых документов — сверить номер и сумму корешка последнего использованного кассового чека с данными, указанными в кассовой книге.
Каким документом оформляется передача дел
В пункте 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 № 59 , говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.
Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй — остается в организации. Образец заполненного акта см. ниже.
Рисунок. Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера*
В акте указываются следующие данные:
- ФИО лиц, сдающих и принимающих дела;
- дата передачи дел;
- реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;
- опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: «Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 год», «Акты оказанных услуг за 2011 год» и т. д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);
- серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
- ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
- список отсутствующих документов;
- пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.*
К данному акту целесообразно приложить акт проведенной инвентаризации, акты сверок расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами на момент передачи дел или на последнюю отчетную дату, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту).
Если по итогам приема-передачи дел будут выявлены ошибки, то их нужно исправить и при необходимости предоставить уточненные декларации в порядке, установленном статьей 81НК РФ. А недостающие документы следует восстановить в кратчайшие сроки. Если количество выявленных ошибок при выборочной проверке будет значительным, то имеет смысл провести инициативную аудиторскую проверку, чтобы избежать в дальнейшем налоговых санкций.
Журнал «Российский налоговый курьер» № 3, Февраль 2012
23.09.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.