Для оплаты проезда сотруднику необходимо предоставить кассовые и (или) товарные чеки. Пробег автомобиля во время командировки подтвердит путевой лист. Кроме того, запросите у сотрудника копию технического паспорта автомобиля.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле
Проезд на служебном автомобиле
При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:*
- на приобретение ГСМ;
- связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).
Подтверждающие документы
Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:*
- кассовые и (или) товарные чеки;
- талоны на бензин;
- слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
- квитанции, выданные на автостоянках;
- счета автомастерских и т. д.
Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.
Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:*
– либо по унифицированным формам;
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.
Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:
- № 3 для легкового автомобиля;
- № 3 спец для спецтранспорта;
- № 4 для легкового такси;
- № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;
- № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).
Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Налоговый учет каких нормируемых расходов чаще всего вызывает споры с контролерами
Расходы, которые нормируются для целей налогообложения |
Порядок учета расходов в соответствии с НК РФ и другими нормативно-правовыми актами |
Официальные разъяснения и позиция арбитражных судов |
Расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов |
Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ позволяет налогоплательщикам учитывать эти расходы при налогообложении прибыли. Но в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. Так, для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см установлена компенсация в размере 1200 руб., с объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб., для мотоциклов — 600 руб. |
Столичные налоговики соглашаются, что затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства с работником, учитываются при исчислении базы по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При условии, что организация использует арендованный автомобиль в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ (письмо от 17.08.12 № 16-15/076207@). |
Журнал «Российский налоговый курьер» № 12, Июнь 2013
08.09.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.