Компания вправе не компенсировать сотруднику стоимость билета, если есть доказательства его вины (например, можно потребовать приложить объяснительную записку). Если руководитель решил компенсировать стоимость билета, в бухгалтерском учете расходы принимаются, а в налоговом учете такие расходы учесть нельзя, так как сотрудник опоздал по своей вине. НДФЛ с сотрудника удерживать не нужно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения.
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость авиабилета, который пришлось вернуть из-за того, что сотрудник задержался в командировке. Билет покупал сам сотрудник. Агентство вернуло деньги за вычетом некоторой суммы
Да, можно.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В частности, в состав этих расходов входят:
- стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, можно учесть в составе прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.
Если сотрудник не использовал обратный билет, вернувшись из командировки в более ранний срок по уважительной причине, расходы на покупку этого билета в размере суммы, удержанной агентством, можно учесть в составе внереализационных расходов как штрафную санкцию (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, ст. 330 ГК РФ). * Включите ее в расходы:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- при методе начисления на дату признания (например, на дату уплаты агентству или выписки подтверждения, выражающего готовность заплатить штраф) (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ);
- при кассовом методе на дату фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Подтверждением обоснованности понесенных расходов могут служить документы, служащие объяснением вынужденного прерывания сотрудником служебной командировки (например, письмо, телеграмма).
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786 и от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения
Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ВАЗ-2109 выехал в командировку в г. Владимир. 16 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2000 руб. 18 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.
В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ–92 на общую сумму 1062 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.
По данным путевого листа:
- остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
- остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 7 литров;
- за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.
Минтрансом России норма расхода бензина по автомобилю ВАЗ–2109 утверждена в размере 8 литров на 100 км. Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Цена приобретения бензина Кондратьевым соответствует рассчитанной средней себестоимости. Бензин, израсходованный Кондратьевым во время командировки, бухгалтер «Альфы» списал по цене приобретения. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:
- «Расходы на бензин в пределах норм»;
- «Расходы на бензин сверх норм».
Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.
16 мая:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.
18 мая:
Дебет 10-3 Кредит 71
– 1062 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин в пределах норм» Кредит 10-3
– 991 руб. ((700 км ? 0,08 л/км) ? (1062 руб. : 60 л)) – списан израсходованный бензин в пределах норм;
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин сверх норм» Кредит 10-3
– 36 руб. ((5 л + 60 л – 7 л) ? (1062 руб. : 60 л) – 991 руб.) – списан израсходованный бензин сверх норм.
В налоговом учете на расходы бухгалтер списывает только 840 руб. ((700 км ? 0,08 л/км) ? (1062 руб. – 1062 руб. ? 18/118) : 60 л). В результате образуется постоянная разница в сумме 187 руб. (991 руб. + 36 руб. – 840 руб.).
В учете бухгалтер сделал запись:
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 37 руб. (187 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли. *
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация: Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости неиспользованного авиабилета, если командированный сотрудник опоздал на рейс. Впоследствии он улетел по новому билету.
Нет, не нужно.
Cтоимость первоначально приобретенного авиабилета, даже несмотря на то что его не использовали по назначению, нельзя рассматривать в качестве облагаемого НДФЛ дохода сотрудника. И вот почему.
По общему правилу НДФЛ облагаются доходы, полученные человеком как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ).
В свою очередь, к доходам в натуральной форме, в частности, относятся:
– стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах;
– стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой;
– стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда.
Об этом сказано в пункте 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.
При этом доходом признается экономическая выгода, полученная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).
Из совокупности приведенных норм следует, что доход в натуральной форме у сотрудника возникнет лишь в том случае, если оплата товаров (работ, услуг) произведена в его интересах, то есть человек получил экономическую выгоду.
Однако в рассматриваемой ситуации первоначальный билет приобретали не для личных целей сотрудника – он ездил в командировку в интересах организации. И тот факт, что человек не использовал билет по назначению, пусть и по своей вине, значения не имеет. Кроме того, данный авиабилет сотрудник не сможет использовать и впоследствии для своих личных целей. Значит, в рассматриваемой ситуации экономической выгоды у сотрудника не возникает.
А раз так, удерживать налог нет оснований. *
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Пункт 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 « Об особенностях направления работников в служебные командировки» (с изменениями на 14 мая 2013 года)
11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. *
21.08.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.