действующее налоговое законодательство напрямую устанавливает возможность необложения НДФЛ сумм компенсации расходов по найму жилься в командировке при отсутствии подтверждающих документов в сумме 700 рублей (абзац 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ). Поэтому выплата такой компенсации не влечет претензий и, как следствие, не рассматривается в судах.
Страховыми взносами суммы компенсации расходов по найму жилья в командировке при отсутствии подтверждающих документов не облагаются в пределах норм, установленных локальным нормативным актом. Хотя на сегодняшний день имеются разъяснения контролирующих органов о том, что такие компенсации подлежат обложению взносами в полной сумме (см. Рекомендация 1). К сожалению, судебная практика по идентичному вопросу пока не сложилась.
При заключении договора аренды сотрудником Ваша организация не является источником дохода для арендодателя. Поэтому исполнять обязанности налогового агента или обязать сотрудника удержать НДФЛ с суммы арендной платы Вы не обязаны. Сведения о невозможности удержать НДФЛ представляют только налоговые агенты. Следовательно, в рассматриваемой ситуации такие сведения представлять не следует (см., Что делать организации, если удержать НДФЛ невозможно).
Для учета арендной платы в расходах наличия указанных в вопросе документов достаточно. При этом действующее законодательство не устанавливает перечень обязательных реквизитов арендодателя, подлежащих указанию в договоре. Для идентификации физического лица – арендодателя достаточно его паспортных данных.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговыйрежим
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какой налоговый режим применяет организация, компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не включайте:
- в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ);
- в расчетную базу по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- в расчетную базу по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. При этом от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Документально не подтвержденные расходы
Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на компенсацию расходов на наем жилья в командировке, если расходы не подтверждены документально
Да, нужно.
Компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
В письме от 11 ноября 2010 г. № 3416-19 Минздравсоцразвития России указал на то, что в настоящее время нормы расходов по найму жилого помещения, при непредоставлении документов, утверждены только для организаций, финансируемых из федерального бюджета (см., например, Указ Президента России от 18 июля 2005 г. № 813). В отношении сотрудников иных организаций такие нормы законодательством не предусмотрены. Поэтому компенсация документально не подтвержденных расходов по найму жилого помещения облагается страховыми взносами.
В то же время ранее в письме от 26 мая 2010 г. № 1343-19 Минздравсоцразвития России придерживался другой точки зрения. Из положений части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ следует, что под указанными нормами следует понимать нормы, установленные в соответствии с законодательством РФ.
Обязанность возместить сотруднику расходы по найму жилого помещения во время командировки установлена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Согласно положениям данной статьи порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом о командировках). Следовательно, если сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, то такие расходы освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных этими документами.
Если такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:
- 700 руб. за день нахождения в командировке в России;*
- 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.
С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме.
Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5 и от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.
<...>
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Налоговый кодекс РФ. Часть вторая
Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)
Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц:
<...>
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации* и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании;
3. Ситуация: Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица
Договором или актом с наймодателем.*
Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны, и нанимателем (командированным сотрудником), с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.
Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.
Из рекомендации «Как возместить расходы на наем жилья во время командировки»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Статья: Как заключить договор аренды
Договор аренды, в котором хотя бы одной из сторон договора является организация, заключается только в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ).
В тексте договора аренды указываются такие условия сделки, как:
- данные арендодателя и арендатора;*
- объект аренды (арендуемое имущество);
- срок действия договора аренды;
- цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;
- условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);
- возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);
- условия продления договора аренды;
- основания расторжения договора аренды;
- условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);
- иные существенные условия договора.
Передача имущества в аренду должна быть оформлена актом приема-передачи. Такой документ составляют в произвольной форме и указывают в нем реквизиты сторон, описание арендованного объекта со ссылками на его серийный номер (адрес), информацию о правоустанавливающих документах и т.п.
<...>
ПРАВОВАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ «УПРОЩЕНКА»
5. Статья: Спорные вопросы расчета и уплаты НДФЛ
Марина Спиридонова, начальник отдела налогообложения физических лиц УФНС России по Санкт-Петербургу
Иногда с арендной платы можно не удерживать НДФЛ
— Сотрудник недавно вернулся из командировки. Для проживания он снял квартиру у частника и оплатил ее из подотчетных. Получается, что мы выплатили доход арендодателю. Надо ли удержать НДФЛ с арендной платы?
— Какие документы на проживание сотрудник приложил к авансовому отчету?
— У нас есть договор найма жилого помещения между сотрудником и частником. А также расписка арендодателя о том, что он получил деньги за проживание.
— В таком случае ваша компания не является налоговым агентом. Ведь договор сотрудник заключил от своего имени. И арендодатель должен самостоятельно задекларировать доход от сдачи в аренду квартиры, а также заплатить НДФЛ. Основание — статьи и НК РФ.*
<...>
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 48, ДЕКАБРЬ 2013
10.07.2014г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.