Законодательством установлен только минимальный срок предупреждения о предстоящем увольнении. Из этого можно сделать вывод, что организация вправе уволить сотрудника позже установленной даты. Во избежание споров в дальнейшем, следует оформить продление трудовых отношений с работниками приказом о внесении изменений в предыдущий приказ о сокращении штатов. Однако в этой ситуации необходимо получить у работника письменное согласие.
День увольнения является для сотрудника рабочим днем, поэтому он обязан присутствовать на рабочем месте.
Если у организации отсутствует возможность передать трудовую книжку сотруднику в день увольнения, то в этот день необходимо направить сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Также законодательство не запрещает заранее получить от сотрудника письменное согласие на получение документов по почте или через уполномоченного представителя.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Статья: РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ НЕ ВОВРЕМЯ: КАКИЕ РАСХОДЫ ОПЛАТИТ КОМПАНИЯ
В случае задержки выдачи трудовой книжки работнику положена компенсация. Если работодатель ее не выплатил, сотрудник вправе обратиться в суд. Какие дополнительные расходы грозят компании и как их избежать, расскажем в статье.
Вдень увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку* (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Исключение из этого правила предусмотрено для двух случаев:
- - когда работник отсутствует на работе, то есть выдавать документы просто некому;
- - когда работник отказывается от получения документов.
Обратите внимание: отказ в выдаче трудовой книжки и сопутствующих документов в связи с тем, что работник, например, не завершил инвентаризацию, не оформил обходной лист, не сдал материальные ценности, не доделал работу, не законен.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
ЧЕМ ГРОЗИТ ЗАДЕРЖКА ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ?
Если работодатель не выдал вовремя трудовую книжку, он должен будет возместить не полученный работником заработок за все время задержки. Об этом говорится в статье 234 ТК РФ.
СИТУАЦИИ, В КОТОРЫХ КОМПАНИЯ НЕ БУДЕТ ПЛАТИТЬ КОМПЕНСАЦИЮ
В законодательстве выделены причины, по которым работодатель может быть освобожден от ответственности за невыдачу трудовой книжки:
- - если в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте или попросту отказывается получать свою трудовую книжку (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
- - если последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений (ст. 81 и 83 ТК РФ). Такая ситуация может возникнуть, когда работника увольняют за прогул без уважительных причин или за отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд, а также при осуждении работника, которое исключает продолжение прежней работы;
- - при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ).
Направляем уведомление
При невозможности выдать трудовую книжку компания обязана направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (образец 5).*
Образец 5 Уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте скачать
Обратите внимание: со дня направления уведомления работнику компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки* (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Аналогичное мнение высказали судьи в Определении от 23.04.2013 № 616-О.
Срок отправления уведомления. Уведомление необходимо отправить в день увольнения сотрудника, сразу как стало понятно, что работник отказывается получить трудовую книжку на руки.
Если уведомление будет отправлено позже, компании надо будет выплатить компенсацию за задержку трудовой книжки.
Днем увольнения считается последний день работы. Если же работник увольняется по собственному желанию в период отпуска или болезни, то днем увольнения считается день, указанный в его заявлении (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ)
Отправляем ценным письмом. Направить уведомление работнику нужно с уведомлением о вручении. Надежнее оформить отправление ценным письмом с описью вложения (образец 6). В описи нужно указать регистрационный номер уведомления.
Образец 6 Фрагмент описи, вложенной в письмо
Уведомление о вручении почтового отправления (форма 119) — это почтовый документ, информирующий отправителя или указанное им лицо о том, что почтовое отправление (в нашем случае заказное письмо) доставлено и вручено адресату.
Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника (п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Если работник не даст согласие, ее нельзя выбрасывать, а нужно хранить в компании
Отправляем курьерской службой. Для ускорения процесса можно воспользоваться услугами курьерской службы, которая возьмет на себя обязательства по получению от работника письменного согласия. Отправляя уведомление, вложите в конверт готовую форму ответного письма, куда бывший работник сможет вписать почтовый адрес, поставить число и подпись (образец 7).
Образец 7 Ответное письмо экс-работника скачать
Журнал «Зарплата» № 2, февраль 2014