сообщаем следующее: в данном случае необходимо составить акт об отсутствии на рабочем месте сотрудника. В акте необходимо указать место, время составления акта, в присутствии каких лиц составлен (свидетелей).
Если у отсутствующего сотрудника есть непосредственный руководитель, он может вместо акта (или наряду с актом) написать докладную записку на имя руководителя организации. В ней он должен сообщить, что подчиненный не явился на работу, и перечислить меры, которые принимались, чтобы его найти (звонки по домашнему телефону, служебная проверка и т. п.). В акте и докладной записке нужно точно (в часах и минутах) указать время отсутствия сотрудника на работе.
Далее нужно составить уведомление с требованием объяснить причины отсутствия на работе. Такое объяснение потребовать с сотрудника необходимо: увольнение допускается лишь за прогул по неуважительным причинам, а в объяснении сотрудник может привести аргументы в свою пользу. Его составляют в письменном виде, а затем уведомление направляют сотруднику. Если он так и не появился в офисе, уведомление направляют заказным письмом на его домашний адрес.
Если же сотрудник так и не представит объяснения в течение двух дней, об этом составляют отдельный акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ) (Акт об отказе работника давать объяснения составляют по истечении двух дней после получения прогульщиком уведомления).
Увольнение за прогул одновременно является мерой дисциплинарного взыскания. Когда все доказательства прогула сотрудника будут собраны, оформите приказ об увольнении.
Трудовую книжку, не полученные сотрудником при увольнении, Ваша организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные трудовые книжки хранятся – 75 лет.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия.
1.Рекомендация: Как оформить увольнение за прогул
Понятие прогула
Прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
· в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности;
· более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Это грубое нарушение трудовых обязанностей (трудовой дисциплины, условий трудового договора и т. п.). За такой проступок (даже за однократный случай прогула) сотрудника можно уволить.
Об этом сказано в подпункте «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Данная норма законодательства является одним из способов защиты нарушенных прав работодателя и полностью соответствует Конституции РФ (определения Конституционного суда РФ от 19 июня 2012 г. № 1078-О, от 19 февраля 2009 г. № 75-О-О и от 17 октября 2006 г. № 381-О).
Ситуации, приравненные к прогулу*
– сотрудник заблаговременно не предупредил работодателя о досрочном расторжении договора, об увольнении по собственному желанию (ст. 280, ч. 1 ст. 292, ч. 1 ст. 296, ч. 1 ст. 80 ТК РФ);
– сотрудник самовольно использовал дни отгула;
– сотрудник самовольно ушел в отпуск (основной, дополнительный).
Не является прогулом использование дней отдыха, если работодатель отказался их предоставить, хотя был обязан.
Об этом сказано в пункте 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.
Документальное оформление*
Факт прогула нужно подтвердить документально. В связи с этим можно:*:
· сделать соответствующую отметку в табеле;
· составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
· направить сотруднику уведомление с просьбой явиться на работу.
Табель учета рабочего времени
Факт отсутствия сотрудника на работе зафиксируйте в табеле учета рабочего времени, проставив в документе соответствующую отметку. Если причина отсутствия сотрудника на рабочем месте не известна, в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 поставьте буквенный код «НН».* Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. В нем буквенный код «НН» исправьте на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь) или «ПР» – прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин). Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Составьте акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте за подписью двух и более свидетелей.
Если у отсутствующего сотрудника есть непосредственный руководитель, он может вместо акта (или наряду с актом) написать докладную записку на имя руководителя организации. В ней он должен сообщить, что подчиненный не явился на работу, и перечислить меры, которые принимались, чтобы его найти (звонки по домашнему телефону, служебная проверка и т. п.). В акте и докладной записке нужно точно (в часах и минутах) указать время отсутствия сотрудника на работе.
Письмо-уведомление сотруднику*
В случае длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте направьте на его домашний адрес письмо-уведомление. В уведомлении попросите его явиться на работу и объяснить причины своего отсутствия.* Письмо должно быть заказным с уведомлением о вручении. Оформить его нужно на бланке для писем организации. В письме укажите срок, в течение которого сотрудник должен будет ответить (двух недель достаточно). После того как вернется почтовое уведомление, нужно подождать ответа. Если в течение указанного срока ответ не придет, а сотрудник так и не появится, составьте акт об отсутствии объяснений за подписью двух и более свидетелей.
Документальное оформление увольнения за прогул*
Увольнение за прогул одновременно является мерой дисциплинарного взыскания. Поэтому проводить его нужно по правилам статьи 193 Трудового кодекса РФ. То есть, как только сотрудник появится на работе, необходимо потребовать у него письменное объяснение причин отсутствия. Нужно установить, являются ли эти причины уважительными или неуважительными. Если по истечении двух рабочих дней сотрудник не дал объяснения, составьте об этом акт в присутствии двух и более свидетелей. Такой порядок предусмотрен в частях 1 и 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ и разъяснен в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4415-6.*
Когда все доказательства прогула сотрудника будут собраны, оформите приказ об увольнении по унифицированной форме № Т-8 (постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
В течение трех рабочих дней после утверждения приказа с ним нужно ознакомить сотрудника под роспись. Если сотрудник откажется это сделать, составьте акт об отказе (в произвольной форме). Об этом сказано в части 6 статьи 193 Трудового кодекса РФ и письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4415-6.*
После издания приказа внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника: «Уволен в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». А личную карточку сотрудника по форме № Т-2 закройте (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Помните, что увольнение нужно провести не позднее одного месяца со дня обнаружения прогула (без учета времени отсутствия сотрудника) (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).*
Трудовую книжку храните в обычном порядке до востребования ее сотрудником или его родственниками (в случае смерти сотрудника или признания его безвестно отсутствующим). Такой порядок предусмотрен пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Подробнее о правилах хранения трудовых книжек см. Как учитывать и хранить трудовые книжки.
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2.Статья: Работника увольняют за прогул
К прогулу приравниваются следующие ситуации:*
· сотрудник заблаговременно не предупредил работодателя о досрочном расторжении договора, об увольнении по собственному желанию (ст. 280, ч. 1 ст. 292, ч. 1 ст. 296, ч. 1 ст. 80 ТК РФ);
· сотрудник самовольно использовал дни отгула;
· сотрудник самовольно ушел в отпуск (основной, дополнительный).
Не является прогулом использование дней отдыха, если работодатель отказался их предоставить, хотя был обязан. Об этом сказано в пункте 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.
Факт прогула нужно подтвердить документально, а именно:*
· сделать соответствующую отметку в табеле;
· направить работнику уведомление с требованием объяснить причины отсутствия на работе;
· составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте.
Отметка в табеле.* Если причина отсутствия сотрудника на рабочем месте неизвестна, в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 поставьте буквенный код «НН». Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. В нем буквенный код «НН» исправьте на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь) или «ПР» – прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин). Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Акт об отсутствии на рабочем месте.* В акте необходимо указать место, время составления акта, в присутствии каких лиц составлен (свидетелей). Если сотрудник не появляется в течение нескольких дней, безопаснее всего составлять акт за каждый день. Но можно ограничиться и общим актом за несколько дней. Пример такого акта приведен ниже.
Если у отсутствующего сотрудника есть непосредственный руководитель, он может вместо акта (или наряду с актом) написать докладную записку на имя руководителя организации (учреждения). В ней он должен сообщить, что подчиненный не явился на работу, и перечислить меры, которые принимались, чтобы его найти (звонки по домашнему телефону, служебная проверка и т. п.). В акте и докладной записке нужно точно (в часах и минутах) указать время отсутствия сотрудника на работе.
Уведомление с требованием объяснить причины отсутствия на работе. Такое объяснение потребовать с работника необходимо: увольнение допускается лишь за прогул по неуважительным причинам, а в объяснении сотрудник может привести аргументы в свою пользу.
Уведомление о необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте составляют в письменном виде. Его подписывает руководитель компании, а затем уведомление направляют работнику. Если он так и не появился в офисе, уведомление направляют заказным письмом на его домашний адрес. В особо сложном случае стоит сделать это несколько раз – так компания сможет доказать, что принимала все меры, чтобы узнать причину отсутствия сотрудника на работе.
В уведомлении о необходимости явиться на работу для представления объяснений длительного отсутствия на рабочем месте необходимо указать:*
· основание направления уведомления (отсутствие работника на рабочем месте);
· что должен сделать работник (явиться в отдел кадров компании для дачи объяснений).
Пример такого уведомления мы привели ниже.*
Если работник не представит объяснения в течение двух дней, об этом составляют отдельный акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Акт об отказе работника давать объяснения. Как правило, работники отказываются давать объяснения, когда уважительных причин прогула действительно не было. В этом случае как раз и понадобится составить акт об отказе представить объяснения. При отсутствии объяснений, например если сотрудник на работу так и не явился, акт об отсутствии объяснений составляют по истечении двух дней после получения прогульщиком уведомления (ч. 1 ст. 193 ТК РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4415-6).*
Типовой унифицированной формы для акта об отказе сотрудника дать объяснение причин отсутствия на рабочем месте не установлено, поэтому его можно составить в произвольной форме.
В акте указывают:*
· Ф. И. О. и должность сотрудника, отказавшегося или не представившего письменное объяснение, и вид допущенного им нарушения;
· Ф. И. О. сотрудника, составившего акт, а также свидетелей, их подписи и должности;
· дату, место и время составления акта.
Пример такого акта приведен ниже.*
Приказ об увольнении за прогул. Увольнение за прогул одновременно является мерой дисциплинарного взыскания. Когда все доказательства прогула сотрудника будут собраны, оформите приказ об увольнении по унифицированной форме № Т-8 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
В приказе об увольнении указываются следующие сведения:*
· наименование компании;
· коды организации (ОКПО, ОКУД);
· фамилия, имя, отчество работника;
· наименование структурного подразделения, профессия (должность);
· табельный номер;
· основание и дата прекращения (расторжения) договора.
Приказ подписывает генеральный директор компании. Там также должна быть подпись работника, удостоверяющая, что его ознакомили с приказом.
Знакомят с приказом в последний день работы в компании – а им считается день расторжения трудового договора.
В конфликтных ситуациях, таких как увольнение за прогул, работники часто отказываются ставить свою подпись, тогда на приказе делают соответствующую надпись. К примеру: «Подписать приказ отказался» (ст. 84.1 ТК РФ).*
Если же работник не явился в компанию и получить его подпись на приказе нет возможности, можно послать ему копию приказа заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. В случае спора это будет доказательством того, что компания сотрудника с приказом ознакомила.
Датировать приказ во избежание разночтений лучше всего последним днем работы сотрудника в компании (он же – день увольнения).
Образец такого приказа мы привели ниже.*
В течение трех рабочих дней после утверждения приказа с ним нужно ознакомить сотрудника под роспись.
Если сотрудник откажется это сделать, составьте акт об отказе (в произвольной форме). Об этом сказано в части 6 статьи 193 Трудового кодекса РФ и письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4415-6.
После издания приказа внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника: «Уволен в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».*
Закройте личную карточку сотрудника по форме № Т-2 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Помните, что увольнение нужно провести не позднее одного месяца со дня обнаружения прогула (без учета времени отсутствия сотрудника) (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).*
Книга «Кадровый учет за 3 дня»
3.Рекомендация: Как учитывать и хранить трудовые книжки
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – 75 лет.* Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Н. М. Гусева
начальник Управления бухгалтерского учета, финансирования и администрирования доходов федерального бюджета Росфиннадзора, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.