Вы не имеете законных оснований для удержания сотрудника более 14 дней с момента подписания директором заявления. В случае, если сотрудник зарегистрировал заявление на увольнение у уполномоченного по приему входящей корреспонденции сотрудника либо направил его почтой, срок 14 дней будет отсчитываться именно от этой даты, независимо от того, подписал его директор или нет. То есть, если сотрудник документально подтверждает факт подачи Вам заявления определенного числа, то не отдать ему расчет и трудовую книжку через 14 дней будет грубым нарушением трудового законодательства. Отсутствие трудового договора также является нарушением трудового законодательства. В каждой организации должен быть человек, назначенный приказом директора, который несет ответственность за ведение и хранение кадровых документов. Если пожар произошел на работе, то вины сотрудника, утратившего трудовую книжку в этом нет. Поэтому, если он напишет заявление с требованием выдать ему дубликат, Вы должны будете самостоятельно собирать сведения о его предыдущих местах работы.
1. Статья: Порядок отсчета отработки.
Специалист строительной фирмы находится в отпуске без содержания с 1 по 14 ноября 2011 года. 1 ноября он написал заявление на увольнение с просьбой уволить его 14 ноября (с отработкой две недели). С какого числа считать срок отработки: с 1 или с 15 ноября?
Работник, согласно статье 80 ТК РФ, имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении*.
Следовательно, двухнедельный срок в приведенном конкретном случае начинается со 2 ноября 2011 года и идет непрерывно независимо от того, работает в это время специалист или находится в отпуске.
В. В. Егоров,
консультант по вопросам начисления зарплаты
и ее налогообложения
Журнал «Учет в строительстве», № 12,2011 г.
2. Статья:Работник увольняется по собственному желанию.
Окончательный расчет с работником. В последний день работы сотрудника произведите с ним окончательный расчет, а также выдайте ему*:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- трудовую книжку;
- справку о сумме зарплаты и других вознаграждений за время работы в организации, на которую начислялись страховые взносы, по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 17 января 2001 г. № 4н;
- иные документы (по письменному заявлению сотрудника).
Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ*.
Если в день увольнения сотрудник не работал, то соответствующие суммы выплатите на следующий день после обращения сотрудника за расчетом (ст. 140 ТК РФ). За несвоевременную выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника предусмотрена материальная и административная ответственность.
Уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Если в день увольнения сотрудника выдать ему трудовую книжку невозможно (он отказывается получить документ или отсутствует на работе), составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику по почте. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.
Книга «Кадровый учет за 3 дня»
3. Статья:Кадровые документы, без которых бухгалтерии никак не обойтись.
2.1. Трудовой договор
Принимая гражданина на работу, организация должна заключить с ним трудовой договор*. Ответим на самые распространенные вопросы, которые связаны с этим документом.
Что такое «трудовой договор»?
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ). В соответствии с этим соглашением работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
В свою очередь в обязанности работодателя входит:
- предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;
- обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством;
- своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.
С кем можно заключить трудовой договор?
Трудовой договор работодатель должен заключить с каждым работником организации*.
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет (ст. 63 ТК РФ).
Если подросток уже получил общее образование или учится в вечерней школе, то с 15 лет он может заключить трудовой договор для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью.
14-летние подростки могут приниматься на работу только для выполнения легкой работы в свободное от учебы время. Трудовой договор с таким подростком может быть заключен только при наличии согласия одного из родителей и органов опеки
Если не оформлять трудовой договор, а ограничиться лишь приказом о приеме на работу?
Прежде всего, это является нарушением трудового законодательства, за которое наказывают штрафами. Кроме того, возникнут и проблемы с налогами*.
Ведь в статье 255 Налогового кодекса РФ сказано, что в расходы на оплату труда можно включить только те выплаты, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. А в пункте 21 статьи 270 содержится прямой запрет: нельзя включать в расходы вознаграждения, которые не предусмотрены трудовыми договорами.
Библиотека журнала «Главбух»
4. Статья: Нештатная ситуация. Что нужно предпринять, если потеряли трудовую книжку.
Утратили трудовую уже работающего в организации человека
А вот другая ситуация. Человек давно работает в вашей компании. И по каким-то причинам его трудовую книжку потеряли или, скажем, утратили в результате пожара. В общем, вины самого владельца книжки нет*.
Здесь выход один — сразу оформлять дубликат. Естественно, после того, как сотрудник напишет соответствующее заявление. И само собой, потребуется собрать документы с предыдущих мест работы, чтобы восстановить информацию о трудовом стаже. Это могут быть справки, выписки из приказов, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты. Главное, чтобы на них стояла подпись руководителя или ответственного кадровика, а также печать каждой такой компании*.
Со всех полученных документов снимите копии. Заверьте их своей подписью с расшифровкой, укажите свою должность, поставьте текущую дату и сделайте надпись «Копия верна». После этого заверенные копии документов подшейте в личное дело.
Кто будет заниматься сбором всех сведений? По большей части вы сами — как ответственный за хранение и ведение трудовых книжек*. Хотя никто не запрещает подключить к процессу и самого работника. Ведь он тоже заинтересован в том, чтобы информация о его трудовом стаже была восстановлена как можно быстрее и полностью.
А при массовой утере трудовых книжек сведения о работе каждого сотрудника, по идее, должна установить специальная комиссия. Членами таковой являются опять же представители работодателя, профсоюзов и других заинтересованных организаций.
В любом случае, собрав все необходимые сведения, стоит составить акт. А при массовой утрате это надо сделать обязательно. В акте укажите должность, периоды работы в той или иной компании и общий стаж сотрудника.
Итак, документы собраны, можно приступать к заполнению дубликата. Образец вы найдете ниже.
Для начала на первой странице в правом верхнем углу сделайте надпись «Дубликат». Теперь надо заполнить раздел «Сведения о работе». Особенность состоит в том, что в дубликате сначала пишут не название организации, а продолжительность труда. Стаж здесь указывают общий и (или) непрерывный. Так определено пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. То есть здесь необходимо написать, сколько лет, месяцев и дней сотрудник провел на прежних местах работы. Например, можно так: «Общий стаж работы составляет 3 года 8 месяцев 17 дней».
Далее, после записи о суммарном стаже, внесите информацию по каждому прошлому месту работы. Графу 1 оставьте пустой, в графе 2 поставьте дату принятия на работу или увольнения. В графе 3 укажите название организации, полное и сокращенное, если есть. А также подразделение или отдел и должность, на которую принят работник.
Если документами подтверждены переводы на другую работу, их тоже нужно обозначить. В этой же графе делают запись об увольнении с указанием причины при наличии такой информации. В графе 4 сошлитесь на документы или их копии, на основании которых сделаны записи в остальных графах.
Важная деталь
Если стаж подтвержден заверенными копиями документов, в графе 4 трудовой книжки нужно указывать именно «копии документов».
Обратите внимание: информацию надо заносить в строгом соответствии с подтверждающими документами. Даже если каких-то данных не хватает и вывод напрашивается сам, сотрудник не вправе вносить ничего от себя. Только то, что есть в бумагах.
Завершить оформление дубликата нужно записью о периоде работы на последнем месте. Так, под порядковым номером 01 должна быть запись о приеме на работу.
Ирина Волгина, эксперт журнала «Главбух»
Журнал «Главбух», № 13, 2012 г.