Вопрос: Штатный сотрудник ООО был направлен в командировку по приказу. По возврату из командировки сотрудник не предоставил документов на проживание и проезд, а только служебную записку с датой убытия и прибытия из командировки. Имеет ли ООО основания для выплаты суточных этому командированному лицу?
Ответ: По общему правилу для подтверждения расходов в виде суточных достаточно наличия документов, подтверждающих правомерность и целесообразность нахождения сотрудника в командировке в период, за который выплачиваются суточные. Так как на сегодняшний день обязанности по составлению командировочного удостоверения нет, то такими документами в Вашем случае будет приказ о направлении в командировку и служебная записка, составленная сотрудником, подтверждающая фактическое нахождение сотрудника в эти дни в командировке. Представлять чеки и квитанции, подтверждающие оплату проезда и жилья, для выплаты суточных не требуется.
Еще читайте: суточные в командировке 2020
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.
Документы для командировки
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).
Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Коммерческая организация может по собственному выбору:
составить приказ по унифицированной форме;
применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.
Ситуация: нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку
Нет, не нужно.
Единственный случай, когда обязательно оформлять служебную записку – это сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном транспорте. Причем такой документ составляют по возвращении из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.*
Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.
Затраты на выплату суточных не требуется подтверждать первичными документами
Чиновники Минфина (письмо от 11.11.11 № 03-03-06/1/741) высказали мнение, что для подтверждения расходов в виде суточных достаточно лишь командировочного удостоверения. Представлять чеки и квитанции не требуется.* Напомним, что суточные учитываются в налоговых расходах без ограничения суммы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Размер таких выплат компания определяет самостоятельно в коллективном или трудовом договоре. Кроме того, суточные в пределах норм не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ) и НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Новая позиция чиновников облегчает использование распространенного на практике способа налогового планирования, когда часть зарплаты сотруднику заменяют высокими суточными, особенно если учесть, что ранее в противоположном ключе высказывалось УФНС по г. Москве (письмо от 24.03.09 № 16-15/026454). Налоговики указали также на то, что затраты на выплату суточных, размер которых зафиксирован в коллективном договоре или локальном нормативном акте, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Источник: письмо Минфина России от 11.11.11 № 03-03-06/1/741, подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ
Выплачиваем суточные при командировках
Отсутствие оправдательных документов (потеря билетов)
Если работник потерял билеты, то работодатель может возместить ему понесенные расходы по проезду к месту командировки и обратно на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения учитываться не будут. Правда, в этом случае у перевозчика (или его представителя) можно запросить справку о перелете (она и будет основанием для налогового учета расходов).
Суточные же выплачиваются в общем порядке и учитываются для целей налогообложения прибыли, несмотря на потерю билетов. Так как суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, а срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением или отметкой в паспорте при загранкомандировках, предоставление каких-либо других документов (чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных) не требуется.
Такое мнение высказал Минфин России в письме от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770.
Важно запомнить
Суточные не нужно подтверждать оправдательными документами, а вот расходы на проезд и проживание – нужно.* Иначе турфирма не сможет учесть суммы возмещения таких расходов в целях налогообложения прибыли и при «упрощенке».