Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В январе у вас новые сроки отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24
14 апреля 2015 12 просмотров

Штатный сотрудник ООО был направлен в командировку по приказу. По возврату из командировки сотрудник не предоставил документов на проживание и проезд, а только служебную записку с датой убытия и прибытия из командировки. Имеет ли ООО основания для выплаты суточных этому командированному лицу?

 По общему правилу для подтверждения расходов в виде суточных достаточно наличия документов, подтверждающих правомерность и целесообразность нахождения сотрудника в командировке в период, за который выплачиваются суточные. Так как на сегодняшний день обязанности по составлению командировочного удостоверения нет, то такими документами в Вашем случае будет приказ о направлении в командировку и служебная записка, составленная сотрудником, подтверждающая фактическое нахождение сотрудника в эти дни в командировке. Представлять чеки и квитанции, подтверждающие оплату проезда и жилья, для выплаты суточных не требуется.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.*

Коммерческая организация может по собственному выбору:

составить приказ по унифицированной форме;

применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

<…>

Служебная записка

Ситуация: нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не нужно.

Единственный случай, когда обязательно оформлять служебную записку – это сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном транспорте. Причем такой документ составляют по возвращении из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.*

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

<…>

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья:Затраты на выплату суточных не требуется подтверждать первичными документами

Чиновники Минфина (письмо от 11.11.11 № 03-03-06/1/741) высказали мнение, что для подтверждения расходов в виде суточных достаточно лишь командировочного удостоверения. Представлять чеки и квитанции не требуется.* Напомним, что суточные учитываются в налоговых расходах без ограничения суммы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Размер таких выплат компания определяет самостоятельно в коллективном или трудовом договоре. Кроме того, суточные в пределах норм не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ) и НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Новая позиция чиновников облегчает использование распространенного на практике способа налогового планирования, когда часть зарплаты сотруднику заменяют высокими суточными, особенно если учесть, что ранее в противоположном ключе высказывалось УФНС по г. Москве (письмо от 24.03.09 № 16-15/026454). Налоговики указали также на то, что затраты на выплату суточных, размер которых зафиксирован в коллективном договоре или локальном нормативном акте, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Источник: письмо Минфина России от 11.11.11 № 03-03-06/1/741подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ

Евгений Тимин,

Самые актуальные идеи налогового планирования

3. Статья:Выплачиваем суточные при командировках

<…>

Отсутствие оправдательных документов (потеря билетов)

Если работник потерял билеты, то работодатель может возместить ему понесенные расходы по проезду к месту командировки и обратно на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения учитываться не будут. Правда, в этом случае у перевозчика (или его представителя) можно запросить справку о перелете (она и будет основанием для налогового учета расходов).

Суточные же выплачиваются в общем порядке и учитываются для целей налогообложения прибыли, несмотря на потерю билетов. Так как суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, а срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением или отметкой в паспорте при загранкомандировках, предоставление каких-либо других документов (чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных) не требуется.

Такое мнение высказал Минфин России в письме от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770.

Важно запомнить
Суточные не нужно подтверждать оправдательными документами, а вот расходы на проезд и проживание – нужно.* Иначе турфирма не сможет учесть суммы возмещения таких расходов в целях налогообложения прибыли и при «упрощенке».

<…>

Н.К. Гашина,

генеральный директор ООО «Аудит КонЭкс-Т»

Журнал «Учет в туристической деятельности» № 8, август 2013

14.04.2015г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка